Een evenement organiseren? Dit gebeurt er met jouw aanvraag
In Breda kun je genieten van verschillende evenementen zoals het Breda Jazz Festival, BredaPhoto en de Singelloop. Deze evenementen zorgen voor plezier en cultuur in onze stad. Om alles goed en veilig te laten verlopen, is een zorgvuldige planning nodig. Daarom is het van belang dat er op tijd een vergunning aangevraagd wordt. In dit artikel leggen we uit wat er allemaal komt kijken bij zo'n vergunningsaanvraag.
Waarom zijn vergunningen nodig?
Of het nu gaat om een groot festival of een klein buurtfeest, elk evenement heeft effect op de veiligheid en het dagelijkse leven in onze stad. Het is belangrijk dat elk evenement veilig is voor zowel de bezoekers als de inwoners van Breda. Wanneer er een evenement wordt georganiseerd, is het belangrijk dat er genoeg hulpdiensten zoals de brandweer, politie en EHBO aanwezig zijn en dat hun inzet goed gecoördineerd is. Dankzij het vergunningensysteem kunnen we controleren of evenementen aan alle veiligheidseisen voldoen, de juiste voorzieningen hebben en dat de hulpdiensten niet overbelast worden.
De stappen die je moet doorlopen als je iets wilt organiseren
Heb je een idee om bijvoorbeeld een braderie, muziekfeest of straatbarbecue te organiseren? Dan doorloop je de volgende stappen.
Stap 1: aanmelden
Wil je iets organiseren? Meld dit dan aan bij de gemeente via het online evenementenloket. Geef basisinformatie zoals het soort evenement, het verwachte aantal bezoekers, de locatie en wanneer het plaatsvindt.
Stap 2: beoordeling
Na je aanmelding kijkt de Centrale Intake Evenementen (CIE) of de geplande datum vrij is en of het niet overlapt met andere evenementen. Ze checken ook of de gekozen locatie geschikt is, welke vergunningen er vereist zijn en of er extra veiligheidsmaatregelen nodig zijn.
Stap 3: vergunningsaanvraag
Als de aanmelding goedgekeurd is, krijgt je als organisator bericht van de gemeente en kan de officiële vergunningsaanvraag ingediend worden. Afhankelijk van het type evenement, moeten er gedetailleerde plannen aangeleverd worden over de veiligheid, gezondheidsdiensten en het verkeersmanagement. Voor een hardloopevenement moeten er misschien wegen afgesloten worden en plek zijn voor een EHBO-post. Dit zijn allemaal zaken waaraan gedacht moet worden.
Stap 4: advies van (hulp)diensten
De aanvraag wordt bekeken door verschillende diensten, zoals de politie en brandweer. Zij beoordelen specifieke aspecten zoals toegang voor hulpdiensten, vluchtroutes en crowd management. Afhankelijk van het type evenement, kunnen nog andere specialisten naar de aanvraag kijken. Denk bijvoorbeeld aan constructeurs die de veiligheid van podia of tribunes beoordelen of de Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie die kijkt of de EHBO-posten goed verdeeld zijn bij een hardloopevenement. Elk van deze diensten geeft advies op basis van hun expertise.
Stap 5: besluitvorming
De gemeente neemt een besluit op basis van alle adviezen. Dit kan een volledige goedkeuring zijn, goedkeuring met bepaalde voorwaarden of een afwijzing als het evenement niet voldoet aan de eisen. Jij als organisator krijgt hierover een officiële mededeling met de beslissing en de redenen daarvoor.
Stap 6: voorbereiding en uitvoering
Na goedkeuring van de vergunning(en) kun je beginnen met de voorbereidingen, zoals het regelen van de leveranciers, voorbereiden van podia, stands en/of aankleding. Verder is het belangrijk om de (potentiële) bezoekers en omwonenden op de hoogte te stellen van wat er gaat gebeuren. De gemeente kan langskomen om te kijken of alles volgens plan verloopt en of aan alle regels wordt voldaan.
Stap 7: evaluatie en feedback
Na het evenement wordt er geëvalueerd. Dit gebeurt in overleg met de organisator, hulpdiensten en adviseurs. Feedback en klachten worden besproken om het vergunningsproces en toekomstige evenementen te verbeteren.
Waarom op tijd aanmelden belangrijk is
Meld je evenement op tijd aan zodat we een goede inschatting kunnen maken van het aantal verwachte evenementen en de benodigde inzet van hulpdiensten. De tijd die nodig is voor het beoordelen en aanvragen van de vergunningen hangt af van de categorie waarin het evenement wordt ingedeeld. Meer informatie over de indeling van categorieën vind je op de pagina 'Uitleg indeling categorieën voor evenementen'. Voor kleinere evenementen is het advies om minimaal tien weken van tevoren een aanvraag in te dienen; voor grotere evenementen vijftien weken. Door deze richtlijnen te volgen, help je zowel jezelf als de gemeente om alles soepel en veilig te laten verlopen én ben je verzekerd van een plekje op de reserveringskalender.